В городской избирательной комиссии могут быть установлены следующие виды бланков:

бланк протокола заседания городской избирательной комиссии;

бланк постановления городской избирательной комиссии;

бланк распоряжения председателя городской избирательной комиссии;

общий бланк городской избирательной комиссии (для подготовки любого вида документа, кроме письма);

бланк письма городской избирательной комиссии.

Например:

Председатель комиссии                      личная подпись                инициалы, фамилия

Члены комиссии                                   личная подпись                инициалы, фамилия

                                                                  личная подпись                инициалы, фамилия

Если документ составлен как прилагаемая к основному документу справка или информация, то он оформляется в соответствии с пунктом 3.3.9, а вместо подписи под текстом документа, как правило, указывается фамилия, имя, отчество сотрудника аппарата городской избирательной комиссии, которым подготовлена справка или информация.

3.3.11.    Гриф согласования.

Гриф согласования состоит из слова СОГЛАСОВАНО без кавычек
и прописными буквами, наименования должности лица, с которым согласовывается документ (включая наименование организации), его личной подписи, расшифровки подписи (инициалы, фамилия) и даты согласования, например:

СОГЛАСОВАНО

Председатель избирательной комиссии

муниципального образования "Город Архангельск"

личная подпись инициалы, фамилия

Дата

Если согласование осуществляется протоколом, письмом или другим документом, то согласование оформляется следующим образом:

СОГЛАСОВАНО

протокол заседания

аттестационной комиссии

избирательной комиссии

муниципального образования

"Город Архангельск"

от 16 сентября 2012 г. № 1

или:

СОГЛАСОВАНО

письмо Росархива

от 05 марта 2011 г. № 4-15/46

Гриф согласования располагается под реквизитом "Подпись" в левом нижнем поле документа.

3.3.12.      Виза.

Внутреннее согласование проекта документа оформляется визой.
Виза включает подпись визирующего, расшифровку подписи (инициалы, фамилия) и дату, при необходимости может быть указана должность визирующего, например:

Начальник правового отдела

личная подпись                  инициалы, фамилия

Дата

При наличии замечаний к документу виза оформляется следующим образом:

Замечания прилагаются

Начальник правового отдела

личная подпись                  инициалы, фамилия

Дата

Замечания излагаются на отдельном листе, подписываются
и прилагаются к документу.

Допускается полистное визирование документов и приложений к ним.

Если подлинник документа остается в городской избирательной комиссии, визы проставляются в нижней части оборотной стороны последнего листа подлинника документа.

Для документа, подлинник которого отправляют из городской избирательной комиссии, визы проставляются в нижней части лицевой стороны последнего листа копии отправляемого документа.

3.3.13.      Оттиск печати.

Печать заверяет подлинность подписи должностного лица на документах, удостоверяющих предусмотренные правовыми актами полномочия должностных лиц или фиксирующих факты, связанные с финансовыми средствами, а также на иных документах, предусматривающих заверение подлинной подписи.

Печать ставится на свободном от текста месте, не захватывая личной подписи должностного лица. Печать может захватывать часть наименования должности лица, подписавшего документ.

В документах, подготовленных на основе унифицированных форм, печать ставится в месте, обозначенном отметкой "МП" или иным образом.

3.3.14.      Отметка о заверении копии.

Для заверения соответствия копии документа подлиннику ниже реквизита «Подпись» проставляется отметка о заверении копии – заверительная надпись «Верно», должность лица, заверившего копию,
его личная подпись, расшифровка подписи и дата заверения, например:

Верно

Председатель избирательной комиссии

муниципального образования "Город Архангельск"

личная подпись                  инициалы, фамилия

Дата

При необходимости при заверении копии документа может быть проставлено время заверения (например, при заверении копий протоколов об итогах голосования, результатах выборов).

Отметка о заверении копии может быть дополнена указанием количества листов копии. Допускается заверять отметкой о заверении копии каждый лист копии документа.

При пересылке копии документа в другие организации или выдаче ее на руки заверительная надпись удостоверяется печатью.

3.3.15.      Отметка об исполнителе.

Отметка об исполнителе включает в себя инициалы и фамилию исполнителя документа и номер его служебного телефона с кодом региона. Отметку об исполнителе располагают на лицевой или, при отсутствии места, на оборотной стороне последнего листа документа в левом нижнем углу размером шрифта 10 пунктов, например:

И.М.Попова
(8182) 60-75-80

3.3.16.      Отметка об исполнении документа.

Отметка об исполнении документа и направлении его в дело
включает следующие данные: краткие сведения об исполнении документа (при отсутствии документа, свидетельствующего об исполнении), дату
и номер имеющегося документа об исполнении, слова "В дело", номер дела,
в котором будет храниться документ, дата, подпись председателя городской избирательной комиссии.

3.3.17.   Идентификатор электронной копии документа (колонтитул).

Идентификатор (имя файла на машиночитаемом носителе) электронной копии документа (колонтитул) может проставляться в левом углу нижнего поля каждой страницы документа размером шрифта 8 пунктов, например:

К0305298

4.     Организация работы с исходящими (отправляемыми) документами

4.1.      Исходящие документы печатаются на бланках установленной формы и оформляются в соответствии с положениями Инструкции.

4.2.      Отправка документов из городской избирательной комиссии осуществляется фельдъегерской или специальной связью, почтой, по телеграфу, каналам связи ГАС "Выборы" средствами электронной почты ПИ "Дело", каналам факсимильной связи, сети Интернет или нарочным.

4.3.      При оформлении писем и телеграмм исполнитель указывает полный почтовый (включая индекс) адрес организации или гражданина.

4.4.      Исходящие письма направляются за подписью председателя городской избирательной комиссии на бланке письма.

4.5.      Подписанные письма и телеграммы регистрируются в журнальной регистрационной форме.

Если отправляемый документ является ответом на входящий документ, необходимо приобщить подлинник входящего документа к копии отправляемого документа, остающейся в деле.

4.6.      С журнальной  регистрационной формы документам присваивается исходящий номер, который состоит из индекса дела по номенклатуре дел и порядкового номера документа, разделенных косой чертой. Исходящий номер указывается также на копии документа, остающейся в деле. Нумерация исходящих документов осуществляется в пределах календарного года.

При регистрации исходящего документа в регистрационной форме обязательно указываются следующие реквизиты: данные об адресате (фамилия, имя, отчество физического лица или название организации, местонахождение получателя), а также краткое содержание документа, количество листов основного документа и листов приложения, количество экземпляров, исполнитель документа, его соисполнители, а также кем он подписан.

4.7.      Отправка исходящих документов в Центральную избирательную комиссию Российской Федерации, избирательную комиссию Архангельской области по каналам связи ГАС "Выборы" средствами электронной почты ПИ "Дело" осуществляется секретарем городской избирательной  комиссии.

Документы по вопросам формирования городской избирательной
комиссии и осуществления их финансирования, награждения и поощрения членов и работников аппарата городской избирательной комиссии, сведения о численности избирателей, участников референдума в обязательном порядке направляются фельдъегерской или специальной связью, или почтой.

Иные документы могут быть отправлены фельдъегерской или специальной связью, или почтой по указанию председателя городской избирательной комиссии.

4.8.      Для передачи исходящего документа по каналам связи ГАС "Выборы" средствами электронной почты ПИ "Дело" или электронной почтой сети Интернет отправляемый документ оформляется в соответствии с требованиями Инструкции.

4.9.     При отправке телеграммы более чем в четыре адреса оформляется подлинник, копия и два экземпляра подписанного списка рассылки с указанием полных почтовых (включая почтовый индекс) адресов. На телеграф передаются подлинник с одним экземпляром списка рассылки и копия телеграммы, которая с отметкой о передаче телеграммы возвращается в территориальную комиссию и вместе со вторым экземпляром списка рассылка подшивается в дело.

4.10.        При отправке письма более чем в четыре адреса составляется список рассылки установленной формы (приложение № 6), который подписывается председателем городской избирательной комиссии. После регистрации письмо тиражируется в необходимом количестве и отправляется.

Если письмо или телеграмма направляется не более чем в четыре адреса, то подписывается каждый экземпляр.

4.11.        Отправка документов производится ежедневно в часы работы городской избирательной  комиссии, кроме выходных и нерабочих праздничных дней.

Порядок отправки исходящих документов после окончания рабочего дня, в выходные и нерабочие праздничные дни, впериод подготовки и проведения избирательных кампаний устанавливается председателем городской избирательной  комиссии.

4.12.        Документы с отметкой о срочности доставки "Весьма срочно" и "Срочно" оформляются незамедлительно, отправляются по каналам связи ГАС "Выборы" средствами электронной почты ПИ "Дело" или передаются в отдел фельдъегерской или специальной связи для доставки.

4.13.        Документы без отметок оформляются по мере поступления и отправляются по каналам связи ГАС "Выборы" средствами электронной почты ПИ "Дело" или передаются в отдел доставки фельдъегерской или специальной связи, где отправка осуществляется в соответствии с графиком выполнения маршрутов в оптимальные сроки.

4.14.        Документы, направляемые гражданам по домашнему адресу, отправляются через почтовое отделение связи заказными письмами.

4.15.          Документы, передаваемые по каналам факсимильной связи, регистрируются в порядке, установленном для исходящих документов.

4.16.        Исходящие документы, оформленные с нарушением требований Инструкции, к отправке не принимаются и возвращаются исполнителям на доработку. Корреспонденция неслужебного характера, в том числе личная корреспонденция, к отправке не принимается.

4.17.    Копии исходящих документов помещаются в дело в соответствии с номенклатурой дел городской избирательной  комиссии.

5. Особенности работы с обращениями граждан

5.1.      Организация работы с обращениями граждан осуществляется
в соответствии с разделом 2 настоящей Инструкции с учетом особенностей, указанных в данном разделе.

5.2.      Письменные обращения граждан (далее – обращения), поступившие в городскую избирательную комиссию, регистрируются с использованием журнальной регистрационной формы отдельно от других видов документов не позднее трех дней с момента поступления.

Обращения, касающиеся нарушений избирательных прав граждан в период подготовки и проведения выборов и референдумов, регистрируются в день поступления в городскую избирательную комиссию.

5.3.      При вскрытии конвертов проверяется наличие всех вложений. Конверт обязательно сохраняется.

Обращения, содержащие в адресной части пометку "Лично", рассматриваются в общем порядке в соответствии с настоящей Инструкцией.

При регистрации повторных обращений им присваивается
очередной регистрационный номер, в регистрационной форме делается отметка "Повторно".

Если обращение поступило от коллектива граждан, то при регистрации в журнальной регистрационной форме ставится отметка "Коллективное".

5.4.      Регистрационный штамп, состоящий из порядкового номера обращения и даты регистрации, ставится, как правило, на первом листе обращения в правом нижнем углу или на свободном от текста месте.

5.5.      Зарегистрированные обращения рассматриваются председателем городской избирательной комиссии, затем после перенесения указания по исполнению документа в регистрационные формы передаются исполнителям под подпись.

5.6.      Обращения, адресованные членам городской избирательной комиссии, регистрируются в установленном порядке, докладываются председателю городской избирательной комиссии, затем после перенесения указания по исполнению документа в регистрационные формы передаются исполнителям под подпись.

Обращения рассматриваются в соответствии с указаниями по исполнению документа председателя городской избирательной  комиссии в порядке, установленном законодательством Российской Федерации.

5.7.      Обращения, содержащие вопросы, решение которых не относится к компетенции городской избирательной  комиссии, докладываются председателю городской избирательной  комиссии и по его указанию по исполнению документа в течение семи календарных дней со дня регистрации направляются с сопроводительным письмом за его подписью в соответствующий орган или соответствующему должностному лицу, к компетенции которых относится решение поставленных в обращении вопросов, с уведомлением граждан, направивших обращения, о переадресации обращений. В сопроводительном письме оговаривается порядок направления ответа автору обращения.

Если решение поставленных в обращениях вопросов относится к компетенции нескольких государственных органов или должностных лиц, копия обращения в течение семи календарных дней со дня регистрации направляется в соответствующие органы или соответствующим должностным лицам.

5.8.      Запрещается направлять обращение на рассмотрение
в государственный орган, орган местного самоуправления или должностному лицу, решение или действие (бездействие) которых обжалуется, за исключением случаев, указанных в пункте 6 статьи 75 Федерального закона "Об основных гарантиях избирательных прав и права на участие в референдуме граждан Российской Федерации".

5.9.      Если в соответствии с запретом, указанным в подразделе 5.8 настоящей Инструкции, невозможно направить обращение на рассмотрение
в государственный орган, орган местного самоуправления или должностному лицу, в компетенцию которых входит решение поставленных в обращении вопросов, обращение возвращается гражданину с разъяснением его права обжаловать соответствующее решение или действие в установленном порядке в суде.

5.10.       Обращения, поступившие в городскую избирательную  комиссию, рассматриваются в сроки, установленные подразделами 8.5 и 8.6 Инструкции.

В период подготовки и проведения выборов и референдумов сроки исполнения обращений устанавливаются в соответствии с законодательством Российской Федерации о выборах и референдумах.

Если необходимо продлить срок рассмотрения обращения, исполнитель не позднее, чем за три дня до истечения срока подготовки ответа представляет на имя председателя городской избирательной  комиссии докладную записку с объяснением, по какой причине невозможно дать ответ в установленный срок. Максимальное продление срока исполнения обращения составляет 30 календарных дней.

Заявителю направляется уведомление о продлении срока рассмотрения его обращения.

Обращения, на которые даются промежуточные ответы, с контроля не снимаются.

5.11.       В случае поступления в городскую избирательную  комиссию в установленном порядке запроса государственного органа, органа местного самоуправления или должностного лица, рассматривающих обращение, документы и материалы, необходимые для рассмотрения обращения, представляются в течение 15 календарных дней.

5.12.       Ответ на обращение, в котором не указаны фамилия гражданина и его почтовый адрес или адрес электронной почты, по которому должен быть направлен ответ, не дается. Такое обращение списывается в дело председателем городской избирательной  комиссии. В случае если в обращении содержатся сведения о подготавливаемом, совершаемом или совершенном противоправном деянии, а также о лице, его подготавливающем, совершающем или совершившем, обращение подлежит направлению в государственный орган в соответствии с его компетенцией.

Если текст обращения не поддается прочтению, ответ на обращение не дается и оно не подлежит направлению на рассмотрение
в государственный орган, орган местного самоуправления или должностному лицу в соответствии с их компетенцией, о чем в течение семи календарных дней со дня регистрации обращения сообщается гражданину, направившему обращение (если его фамилия и почтовый адрес поддаются прочтению).

5.13.       Обращения, в которых содержатся нецензурные либо оскорбительные выражения, угрозы жизни, здоровью и имуществу должностного лица, а также членов его семьи, остаются без ответа по существу поставленных в нем вопросов, а заявителям сообщается о недопустимости злоупотребления правом.

5.14.       Обращение, в котором обжалуется судебное решение, в течение семи календарных дней со дня регистрации возвращается гражданину, направившему обращение, с разъяснением порядка обжалования данного судебного решения.

5.15.       Если в обращении содержится вопрос, на который гражданину неоднократно (два раза и более) давались письменные ответы по существу в связи с ранее направленными обращениями, и при этом в обращении не приводятся новые доводы и обстоятельства, то переписка по данному вопросу с гражданином прекращается, о чем ему направляется уведомление.

5.16.       Обращения, поступившие на официальный почтовый ящикгородской избирательной  комиссии в сети Интернет, регистрируются с использованием регистрационных форм и рассматриваются в установленном порядке. Ответы на такие обращения направляются по почтовым или электронным адресам, указанным в обращениях.

5.17.       Личный прием граждан ведется председателем (заместителем председателя, секретарем, членами) городской избирательной  комиссии по предварительной записи по графику, утвержденному председателем городской избирательной  комиссии.

Информация о порядке приема граждан размещается на информационном стенде городской избирательной  комиссии.

При личном приеме гражданин предъявляет документ, удостоверяющий его личность.

Ведение личного приема граждан может сопровождаться диктофонной записью, о чем граждане уведомляются до начала приема.

5.18.       Во время приема граждан ведется журнал учета, в который вносятся данные о гражданине, краткое содержание обращения, результат его рассмотрения, а также должность и фамилия лица, проводящего прием.

Если изложенные в устном обращении факты не требуют дополнительной проверки, ответ на обращение с согласия гражданина может быть дан устно в ходе личного приема, о чем делается запись в журнале учета. В остальных случаях дается письменный ответ по существу поставленных в обращении вопросов.

В ходе личного приема гражданину может быть отказано в дальнейшем рассмотрении обращения, если ему ранее был дан ответ по существу поставленных в обращении вопросов.

В случае грубого, агрессивного поведения гражданина прием может быть прекращен. При необходимости может быть вызван сотрудник охраны. Информация о поведении гражданина отражается в журнале учета.

5.19.       Переданные на приеме обращения регистрируются
с использованием регистрационных форм и рассматриваются в порядке, установленном настоящим разделом.

6.    Подготовка, оформление, выпуск, учет документов, рассматриваемых на заседаниях городской избирательной  комиссии

6.1.      Формирование проекта повестки дня заседания городской избирательной  комиссии.

6.1.1.   Проект повестки дня заседания городской избирательной  комиссии формируется секретарем городской избирательной  комиссии в сроки, установленные Регламентом городской избирательной  комиссии, на основании планов работы и постановлений городской избирательной  комиссии, поручений председателя городской избирательной  комиссии, поступивших документов и, после согласования с председателем городской избирательной  комиссии, подписывается секретарем городской избирательной  комиссии.

6.1.2.   Члены городской избирательной  комиссии вправе предложить внести в повестку дня заседания вопросы, не предусмотренные планами работы и постановлениями городской избирательной  комиссии, при условии наличия подготовленных по этому вопросу документов.

Данные вопросы включаются в проект повестки дня заседания городской избирательной  комиссии при письменном обращении члена городской избирательной  комиссии, по инициативе которого вопрос выносится на заседание, на имя председателя городской избирательной  комиссии, в котором указывается название вопроса, докладчик и дата передачи согласованного проекта постановления (решения) и материалов к нему секретарю городской избирательной  комиссии.

6.1.3.      Согласованный с председателем городской избирательной  комиссии и подписанный секретарем городской избирательной  комиссии проект повестки дня заседания городской избирательной  комиссии  тиражируется для рассылки членам городской избирательной  комиссии с правом решающего голоса.

6.1.4.      Членам городской избирательной  комиссии с правом решающего голоса, членам городской избирательной  комиссии с правом совещательного голоса и представителям политических партий проект повестки дня заседания городской избирательной  комиссии может быть разослан на указанные ими электронные почтовые адреса в сети Интернет.

6.2.         Подготовка документов по вопросам, включенным в проект повестки дня заседания городской избирательной  комиссии.

6.2.1.       Документы по вопросам, включенным в проект повестки дня заседания городской избирательной  комиссии,  готовятся членами городской избирательной  комиссии, за которыми закреплены соответствующие направления деятельности, с привлечением, в случае необходимости, работников аппарата городской избирательной  комиссии и других специалистов.

6.2.2.       Представляемые к рассмотрению документы должны включать озаглавленный проект постановления с приобщенными к нему подлинниками документов, послуживших основанием для рассмотрения вопроса на заседании городской избирательной  комиссии, либо проект письма, подлежащего согласованию на заседании городской избирательной  комиссии, при необходимости – пояснительную записку по рассматриваемому вопросу.

6.2.3.      Проекты документов (включая приложения), представляемые для рассмотрения на заседании городской избирательной  комиссии, визируются исполнителем, ответственным за подготовку документа и членом городской избирательной  комиссии, ответственным за его подготовку.

Проекты документов (включая приложения), содержащие вопросы финансирования выборов, обеспечения деятельности городской избирательной  комиссии, эксплуатации и развития средств автоматизации, обучения организаторов выборов и участников избирательного процесса, в обязательном порядке визируются главным бухгалтером городской избирательной  комиссии. Визы проставляются в конце текста проекта постановления либо на оборотной стороне последнего листа проекта документа (включая приложения) по установленной форме (приложение № 7).

6.2.4.       Проекты документов для визирования должны представляться в сроки, установленные председателем городской избирательной  комиссии

6.2.5.       Исполнитель обеспечивает комплектность всех документов, обозначенных как в проекте постановления, так и в приложениях к нему.

6.2.6.       После просмотра, а в необходимых случаях – внесения поправок, секретарь городской избирательной  комиссии на подготовленных и оформленных для рассмотрения на заседании проектах документов делает отметку "На заседание", ставит подпись и дату и передает весь комплект документов для тиражирования ответственному за подготовку заседания.

6.2.7.       Ответственный за подготовку заседания комплектует папки с документами, подлежащими рассмотрению, в соответствии с проектом повестки дня заседания городской избирательной  комиссии и раздает их членам городской избирательной комиссии в срок, установленный Регламентом городской избирательной комиссии.

Если член городской избирательной комиссии  находится в отпуске, командировке или отсутствует по болезни, предназначенная для него папка с документами, остается до его возвращения у секретаря комиссии.

Членам городской избирательной комиссии с правом совещательного голоса, представителям политических партий материалы могут передаваться на указанные ими электронные почтовые адреса в сети Интернет и перед началом заседания, а лицам, приглашенным на заседание, материалы по вопросу, на который они приглашены, передаются перед началом заседания.

6.2.8.         Перед началом заседания ответственный за подготовку заседания регистрирует приглашенных на заседание лиц, список которых представляется председателю городской избирательной комиссии.

6.2.9.         На заседании городской избирательной комиссии ведется протокол и может производиться диктофонная запись.

6.3.      Выпуск документов, рассмотренных на заседании городской избирательной комиссии.

6.3.1.       Документы, рассмотренные на заседании городской избирательной комиссии,  в случае, если в ходе заседания вносились изменения, должны быть доработаны, а затем подписаны, зарегистрированы и разосланы.

6.3.2.       Срок доработки документов не должен превышать трех рабочих дней после дня заседания, если иной срок не определен федеральным законом и (или) законом Архангельской области, Регламентом городской избирательной комиссии или не оговорен на заседании.

6.3.3.       При доработке документа исполнитель вносит в текст согласованные в ходе заседания изменения. В случае принятия городской избирательной комиссии решения о необходимости контроля за выполнением постановления его текст дополняется пунктом, в котором назначаются лица, ответственные за исполнение, и определяется срок исполнения.

6.3.4.       Документ, подлежащий подписанию (включая приложения), визируется исполнителем, ответственным за его подготовку и доработку, и членом городской избирательной комиссии, ответственным за его подготовку.

Документы (включая приложения), содержащие вопросы финансирования выборов, обеспечения деятельности городской избирательной комиссии, эксплуатации и развития средств автоматизации, обучения организаторов выборов и участников избирательного процесса, в обязательном порядке визируются главным бухгалтером городской избирательной комиссии.

6.3.5.       Исполнитель следит за комплектностью прилагаемых
к постановлению документов и располагает их в той последовательности, в которой они упоминаются в тексте, а также проставляет визу на оборотной стороне каждого листа постановления и приложений к нему.

6.3.6. Если вопросы, содержащиеся в постановлении городской избирательной комиссии, касаются деятельности одной или нескольких сторонних организаций, к документу прилагается лист согласования, в котором указывается наименование организации, должность, инициалы и фамилия должностного лица, с которым этот документ согласован, и ставится его личная подпись.

Согласование может оформляться на последнем листе постановления городской избирательной комиссии.

6.3.7.       К оформленному для подписания постановлению исполнитель прилагает список должностных лиц (организаций), которым направляется постановление городской избирательной комиссии (приложение № 8).

В список включаются лица, которые будут задействованы в реализации принятого документа или должны быть проинформированы о его содержании и которым этот документ должен быть разослан.

Список рассылки документов подписывается исполнителем и утверждается председателем городской избирательной комиссии.

6.3.8.       Оформленный комплект документов: постановление, обозначенные в его тексте приложения, список рассылки, исполнитель передает ответственному за подготовку заседания для проверки правильности оформления документов и последующего их представления на подпись председателю и секретарю городской избирательной комиссии.

6.3.9.         Постановление подписывается председателем и секретарем городской избирательной комиссии.

Если на заседании городской избирательной комиссии  председательствовал заместитель председателя городской избирательной комиссии, секретарь городской избирательной комиссии или один из членов городской избирательной комиссии с правом решающего голоса, а также если полномочия секретаря городской избирательной комиссии осуществлял один из членов городской избирательной комиссии с правом решающего голоса, то подписи в протоколе, на постановлении оформляются следующим образом:

"Заместитель председателя городской избирательной комиссии" – в случае временного отсутствия председателя городской избирательной комиссии;

"Исполняющий обязанности председателя городской избирательной комиссии" – в случае временного отсутствия заместителя председателя городской избирательной комиссии, при наличии постановления городской избирательной комиссии о возложении на секретаря городской избирательной комиссии  либо одного из членов городской избирательной комиссии с правом решающего голоса полномочий председателя городской избирательной комиссии.

"Исполняющий обязанности секретаря городской избирательной комиссии" – в случае наличия распоряжения председателя городской избирательной комиссии или исполняющего обязанности председателя городской избирательной комиссии о возложении на одного из членов городской избирательной комиссии с правом решающего голоса полномочий секретаря городской избирательной комиссии, либо при наличии постановления городской избирательной комиссии о возложении на одного из членов городской избирательной комиссии с правом решающего голоса полномочий секретаря городской избирательной комиссии.

6.3.10.      После подписания документы регистрируются секретарем городской избирательной комиссии с использованием регистрационной формы. На документах и списках рассылки проставляется регистрационный номер.

6.3.11.      Постановления нумеруются в хронологической последовательности в пределах срока полномочий городской избирательной комиссии.

Номер постановления состоит из номера протокола заседания и порядкового номера постановления, разделенных косой чертой (например: 1/8).

6.3.12.      Указанные выше реквизиты вносятся в регистрационную форму.

6.3.13.      Разрешение на тиражирование документов в необходимом количестве дает председатель городской избирательной комиссии. Документы тиражируются ответственным за подготовку заседания в соответствии со списком рассылки, на каждой копии документа проставляется печать, удостоверяющая подписи председателя городской избирательной комиссии и секретаря городской избирательной комиссии (без воспроизведения подписей).

6.3.14.      Копия постановления городской избирательной комиссии направляется гражданину в случае, если его обращение в городскую   избирательную комиссию  послужило основанием для рассмотрения вопроса на заседании городской избирательной комиссии.

6.4.      Оформление протокола заседания городской избирательной комиссии.

6.4.1.       Протокол заседания городской избирательной комиссии оформляется на бланке в срок, установленный Регламентом городской избирательной комиссии.

6.4.2.       Протокол заседания городской избирательной комиссии оформляется в полной форме.

6.4.3.       Текст протокола заседания городской избирательной комиссии состоит из двух частей – вводной и основной.

6.4.4.         Во вводной части протокола указываются фамилия и инициалы председателя городской избирательной комиссии (председательствующего), а также присутствующих заместителя председателя городской избирательной комиссии, секретаря городской избирательной комиссии и членов городской избирательной комиссии, в том числе с правом совещательного голоса и лиц, приглашенных на заседание.

Допускается оформление присутствующих отдельным списком с указанием инициалов, фамилий и должностей. Список прилагается к протоколу заседания.

6.4.5.      Повестка дня включается во вводную часть протокола. Она состоит из перечисления вопросов, которые обсуждаются на заседании,
и закрепляет последовательность их обсуждения.

Каждый вопрос повестки дня заседания нумеруется арабской цифрой, его наименование формулируют с предлога "О" или "Об".

6.4.6.      Основная часть протокола содержит столько разделов, сколько пунктов включено в повестку дня. В соответствии с ней разделы нумеруются.

Каждый раздел состоит из трех частей: "СЛУШАЛИ", "ВЫСТУПИЛИ", "ПОСТАНОВИЛИ", которые печатаются от границы левого поля прописными буквами.

В части "СЛУШАЛИ" кратко излагается текст выступления докладчика. Инициалы и фамилия докладчика печатаются с красной строки
в именительном падеже. Запись доклада излагается от третьего лица единственного числа и отделяется от фамилии тире.

Если текст доклада прилагается к протоколу, то используется ссылка "Текст доклада прилагается".

В части "ВЫСТУПИЛИ" перечисляются выступающие и авторы вопросов. Инициалы и фамилия выступающего печатаются с красной строки в именительном падеже. Краткая запись выступления по существу рассматриваемого вопроса (по решению председательствующего) излагается от третьего лица единственного числа.

Если текст выступления прилагается к протоколу, то используется ссылка "Текст выступления прилагается".

В части "ПОСТАНОВИЛИ" отражается принятое решение по обсуждаемому вопросу.

Содержание особого мнения, высказанного во время обсуждения, записывается в тексте протокола после соответствующего решения или оформляется на отдельном листе и помещается после соответствующего постановления.

6.4.7.       Протокол заседания подписывается председательствовавшим на заседании и секретарем городской избирательной комиссии (или членом городской избирательной комиссии, исполнявшим обязанности секретаря городской избирательной комиссии).

6.4.8.       После подписания протоколы регистрируются с использованием регистрационных форм.Протоколы заседаний нумеруются в хронологической последовательности в пределах срока полномочий городской избирательной комиссии.

6.4.9.       Протоколы заседаний городской избирательной комиссии, приобщенные к ним постановления вместе с материалами,послужившими основанием для их принятия, особыми мнениями членов городской избирательной комиссии хранятся у секретаря городской избирательной комиссии, а затем, оформленные в соответствии с требованиями Инструкции, передаются в архив.

7.    Оформление распоряжений председателя городской избирательной комиссии  по основной деятельности

7.1.      Распоряжение председателя городской избирательной комиссии по основной деятельности (далее – распоряжение) оформляется на бланке установленной формы (приложение № 4).

7.2.     Проекты распоряжений председателя городской избирательной комиссии готовятся по поручению городской избирательной комиссии.

7.3.     Текст распоряжения состоит, как правило, из констатирующей и распорядительной частей и должен иметь заголовок.

7.4.     В констатирующей части излагаются цели и задачи предписываемых действий. Если основанием к изданию распоряжения является нормативный правовой акт или распорядительный документ, то в констатирующей части указываются его название, дата, номер, заголовок.

7.5.     В распорядительной части содержатся перечисление предписываемых действий, сроки и исполнители. Пункты распоряжения нумеруются арабскими цифрами с точкой и не имеют заголовков.

7.6.     Если распоряжение изменяет, отменяет или дополняет ранее изданное распоряжение или его отдельные пункты, то это оговаривается
в тексте распоряжения.

7.7.     В последнем пункте распорядительной части, при необходимости, указывается должностное лицо, на которое возлагается контроль за исполнением распоряжения.

7.8.     При наличии приложений к распоряжению в тексте на них обязательно делается ссылка.

7.9.     Проект распоряжения и приложения к нему визируются непосредственным исполнителем, заместителем председателя и секретарем городской избирательной комиссии.

Если в распоряжении содержатся вопросы финансирования выборов, обеспечения деятельности городской избирательной комиссии, эксплуатации
и развития средств автоматизации, обучения организаторов выборов
и участников избирательного процесса, то оно визируется у главного бухгалтера.

Визы проставляются на оборотной стороне последнего листа документа (распоряжения, приложения к нему) по установленной форме
(приложение № 7).

К проекту распоряжения прикладывается список рассылки, аналогичный списку рассылки постановления (решения) городской избирательной комиссии  (приложение № 8), подписанный исполнителем и утвержденный председателем городской избирательной комиссии.

7.10.      После подписания распоряжения регистрируются секретарем городской избирательной комиссии с использованием регистрационной формы и формируются в дела в соответствии с номенклатурой дел городской избирательной комиссии вместе с документами, послужившими основанием для издания распоряжения.

7.11.      Распоряжениям присваиваются регистрационные номера в пределах календарного года, при этом к порядковому номеру через дефис проставляется индекс "р".

7.12.      Копии распоряжений заверяются печатью и передаются согласно списку рассылки.

8.     Контроль исполнения документов и поручений

8.1.      Контролю исполнения подлежат:

поручения, содержащиеся в постановлениях и других документах ЦИК Российской Федерации и избирательной комиссии Архангельской области;

поручения, содержащиеся в постановлениях городской избирательной комиссии;

поручения, содержащиеся в распоряжениях председателя городской избирательной комиссии;

письменные поручения председателя городской избирательной комиссии;

входящие документы, в том числе письменные обращения граждан, указанные в Перечне подлежащих контролю документов с указанием сроков исполнения (приложение № 9), в соответствии с указаниями по исполнению документа председателя городской избирательной комиссии;

исходящие документы, требующие ответа;

поручения, содержащиеся в протоколах заседаний городской избирательной комиссии;

планы мероприятий.

8.2.      Контроль исполнения документов, указанных в подразделе 8.1 Инструкции (за исключением исходящих документов), по существу затронутых в них вопросов осуществляет секретарь городской избирательной комиссии.

8.3.      Контроль исполнения исходящих документов, в том числе за своевременностью получения ответов на запросы городской избирательной комиссии, осуществляют работники, ответственные за подготовку данных документов.

8.4.      Сроки исполнения поручений, содержащихся в постановлениях городской избирательной комиссии, распоряжениях председателя городской избирательной комиссии, письменных поручений председателя городской избирательной комиссии определяются этими документами.

8.5.      Документ подлежит исполнению в течение 30 календарных дней со дня его регистрации, за исключением случаев, предусмотренных подразделом 8.6 настоящего раздела.

Если последний день исполнения приходится на нерабочий день, то он подлежит исполнению в предшествующий ему рабочий день.

Документы с пометками "Весьма срочно", "Срочно" исполняются в трехдневный срок, документы с пометкой "Оперативно" – в 10-дневный срок со дня указания по исполнению.

Если последний день исполнения документа, содержащего пометку о срочности исполнения, приходится на нерабочий день, то он подлежит исполнению в следующий за ним рабочий день.

8.6. Сроки исполнения входящих документов и обращений граждан устанавливаются исходя из сроков, предлагаемых организацией либо гражданином, направившими документ, или сроков, указанных в приложении № 9.

Обращения по вопросам выборов и референдумов, поступившие в период избирательной кампании, исполняются в сроки, установленные Федеральным законом "Об основных гарантиях избирательных прав и права на участие в референдуме граждан Российской Федерации".

8.7.      Ответственность за своевременное и полное внесение в регистрационную форму сроков исполнения документов и информации о состоянии исполнения документов, контроль сроков исполнения документов возлагаются на ответственного за ведение делопроизводства.

8.8.      В планах мероприятий, утвержденных постановлениями городской избирательной комиссии, распоряжениями председателя городской избирательной комиссии, контролю подлежат сроки исполнения отдельных его пунктов. Сведения о ходе и состоянии их исполнения заносятся в регистрационную форму.

8.9.         При необходимости продления срока исполнения документа ответственный за исполнение не позднее, чем за три дня до истечения срока исполнения документа представляет на имя городской избирательной комиссии  докладную записку с мотивированной просьбой о его продлении.

8.10.       Документ считается исполненным и снимается с контроля после решения всех поставленных в нем вопросов, сообщения результатов рассмотрения всем заинтересованным лицам.

8.11.       Основаниями для снятия документа с контроля являются:

докладная записка о снятии документа (или отдельных его пунктов)
с контроля или об исполнении документа на имя председателя городской избирательной комиссии, подготовленная ответственным за исполнение с отметкой ("Согласен", "Рассмотрел", "Принято") председателя городской избирательной комиссии о принятии исполнения;

постановление городской избирательной комиссии, распоряжение председателя городской избирательной комиссии по результатам исполнения документа;

ответ на входящий документ;

ответы от организаций, в которые документ был направлен для рассмотрения по существу поставленных в нем вопросов и ответа заявителю;

направление обращения в другие организации для рассмотрения по существу поставленных в нем вопросов и последующего информирования автора о результатах рассмотрения.

8.12.       Документ не считается исполненным и остается на контроле:

если он направляется в другие органы или организации для рассмотрения с целью получения городской избирательной комиссии информации, необходимой для рассмотрения по существу поставленных в документе вопросов. В случае необходимости городская избирательная комиссия информирует об этом автора документа;

если он направляется в другие органы или организации для рассмотрения по существу поставленных в нем вопросов и ответа заявителю с последующим информированием городской избирательной комиссии о результатах исполнения;

если на нем не стоит отметка председателя городской избирательной комиссии о принятии исполнения.

9.     Изготовление и использование печатей и штампов

9.1.          Для удостоверения подлинности документов или соответствия копий документов подлинникам, проставления отметок о получении, регистрации документов в городской избирательной комиссии используются гербовые и другие печати и штампы.

9.2.      Изготовление печатей и штампов осуществляется по указанию председателя городской избирательной комиссии.

9.3.      Гербовая печать проставляется на финансовых документах, гарантийных письмах, договорах, муниципальных контрактах, сведениях об общей численности избирателей, участников референдума и в других предусмотренных законодательством случаях.

9.4.      На рассылаемых копиях постановлений городской избирательной комиссии, распоряжений председателя городской избирательной комиссии, на пакетах при отправке документов, при оформлении документов на прием товарно-материальных ценностей проставляется печать городской избирательной комиссии.

9.5.      Печати и штампы подлежат регистрации в отдельном журнале учета печатей и штампов. Печати и штампы выдаются под подпись в журнале учета печатей и штампов. На журнале проставляется пометка "Для служебного пользования", его листы нумеруются, прошиваются и опечатываются.

9.6.      Печати и штампы должны храниться в надежно закрываемых
и опечатываемых в нерабочее время сейфах или металлических шкафах.

9.7.      Председатель городской избирательной комиссии осуществляет контроль за правильностью хранения и использования печатей и штампов.

9.8.      Пришедшие в негодность печати и штампы уничтожаются, о чем составляется акт, а в журнале учета печатей и штампов ставится соответствующая отметка.

Уничтожение производится после утверждения акта председателем городской избирательной комиссии. Металлические печати уничтожаются путем полного спиливания текста или опиливания двумя перекрестными линиями, каучуковые печати и штампы разрезаются на мелкие части или сжигаются. городской избирательной комиссии.

10.   Формирование дел и передача их в архив

10.1.      Составление и утверждение номенклатуры дел.

Номенклатура дел предназначена для формирования исполненных документов в дела, систематизации и учета дел, определения сроков их хранения и является основой для составления описей дел постоянного и временного (10 лет и более) хранения.

В номенклатуру дел включаются заголовки дел, отражающие все документируемые участки работы городской избирательной комиссии, в том числе личные дела, справочные и учетные картотеки и другие учетные формы.

Заголовок дела должен четко отражать основное содержание и состав документов. Не допускается употребление некорректных формулировок, вводных слов и сложных оборотов.

При составлении номенклатуры дел городская избирательная комиссия руководствуется  Регламентом городской избирательной комиссии, Перечнем типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения, утвержденным приказом Министерства культуры Российской Федерации от 25 августа 2010 года № 558 (далее – Перечень), порядками хранения и передачи в архивы документов, связанных с подготовкой и проведением выборов, утвержденными ЦИК Российской Федерации и избирательной комиссией Архангельской области, номенклатурами дел городской избирательной комиссии за предшествующие годы.

Номенклатура дел городской избирательной комиссии на предстоящий календарный год составляется в последнем квартале текущего года, утверждается председателем городской избирательной комиссии и вводится в действие с 1 января следующего года (приложение № 10).

Номенклатура дел городской избирательной комиссии не реже одного раза в пять лет согласовывается с государственным архивом Архангельской области.

В случае возникновения в течение года новых дел, они дополнительно вносятся в утвержденную номенклатуру дел по указанию председателя городской избирательной комиссии.

По окончании календарного года в конце номенклатуры дел составляется итоговая запись о количестве заведенных дел (томов, частей), отдельно постоянного и временного хранения.

Срок хранения документов указывается в номенклатуре дел со ссылкой на статью Перечня.

Исчисление сроков хранения документов, законченных делопроизводством в текущем году, начинается с 1 января следующего года.

10.2.Оформление документов, законченных делопроизводством, формирование и текущее хранение дел в городской избирательной комиссии.

Законченные делопроизводством документы оформляются
в соответствии с требованиями Инструкции, списываются председателем городской избирательной комиссии в дело. При этом в нижней части лицевой стороны первого листа документа на свободном от текста месте ставится отметка о его исполнении, расшифровывается подпись председателя городской избирательной комиссии, указывается номер дела по номенклатуре и дата списания. При необходимости отметка об исполнении может быть сделана на оборотной стороне первого листа документа. В регистрационную форму вносится отметка о списании документа в дело с указанием номера дела согласно номенклатуре дел.

Исполненные документы формируются в дела в соответствии с утвержденной номенклатурой дел.

Дело считается заведенным с момента включения в него первого исполненного документа.

Законченные делопроизводством электронные документы формируются в электронные дела (папки, директории) в соответствии с номенклатурой дел.

При формировании дела проверяется правильность отнесения документов в данное дело, качество оформления и комплектность документов, наличие подписей, виз, регистрационных номеров, справок или отметок об исполнении, списании в дело и других. Неправильно оформленные документы должны быть дооформлены, а затем помещены в дело.

Не допускается помещение в дело документов, содержание которых не соответствует заголовку дела.

При формировании дел соблюдаются следующие требования:

документы постоянного и временного хранения формируются в дела раздельно;

в дело включаются только исполненные, правильно оформленныедокументы в соответствии с заголовками дел в номенклатуре;

все документы, относящиеся к решению одного вопроса, формируются в одно дело;

документы, подлежащие возврату, в дело не помещаются;

в дело помещается только один экземпляр документа, черновики и варианты проектов документов в дело не подшиваются (за исключением тех, на которых имеются визы, указания по исполнению документов и другие отметки, дополняющие первый экземпляр);

в дело включаются, как правило, документы одного календарного года (исключение составляют личные и переходящие дела);

каждое дело не должно превышать 250 листов, при большем объеме документов в деле формируется несколько томов (частей).

При включении в дело факсограммы делается ее ксерокопия, которая подшивается в дело. Подлинник факсограммы уничтожается с проставлением отметки об уничтожении на ксерокопии.

В случае необходимости документы по одному и тому же вопросу, но с различным сроком хранения могут находиться в одном деле
до конца текущего года или до завершения исполнения документа, а затем переформировываются в дела постоянного и временного хранения.

В дело включаются все документы по конкретному вопросу вместе с приложениями, указанными в тексте документа, при отсутствии приложений, указанных в тексте документа, исполнитель обязан сделать запись на документе об их местонахождении.

Документы внутри дела располагаются в хронологической или вопросно-логической последовательности или их сочетании.

Нормативные и организационно-распорядительные документы
с относящимисяк ним приложениямигруппируются в дела по видам документов и по хронологии.

Протоколы заседаний городской избирательной комиссии располагаются в деле по хронологии в порядке возрастания номеров. Документы к заседанию городской избирательной комиссии помещаются после соответствующего протокола.

Положения, инструкции, утвержденные распорядительными документами, являются приложениями к ним и группируются вместе
с указанными документами.

Плановая и отчетная документация независимо от даты ее составления включается в дело того года, к которому она относится.

В деле "Переписка" исходящий (ответный) документ помещается после входящего. При возобновлении переписки по вопросу, начавшейся в предыдущем году, документы включаются в дело текущего года и указывается индекс того дела по номенклатуре дел предыдущего года, в котором находятся предшествующие документы по этому вопросу.

Обращения граждан и документы по их рассмотрению формируются
в отдельные дела. Каждое обращение и все документы по его рассмотрению составляют в деле самостоятельную группу и располагаются в алфавитном порядке по первым буквам фамилий авторов обращений.

В делах, находящихся в делопроизводстве, документы текущего года располагаются по хронологии снизу вверх по мере поступления. При подготовке к сдаче в архив дела с документами постоянного и временного (10 лет и более) хранения переформировываются в обратном порядке: документ, поступивший в календарном году последним, должен быть внизу дела, а первый документ календарного года – вверху, первым.

Дела с момента их заведения и до передачи в архив или уничтожения в связи с истечением сроков хранения находятся у секретаря городской избирательной комиссии.

Протоколы заседаний, постановления городской избирательной комиссии, списки приглашенных, прилагаемые к протоколу подлинные экземпляры постановлений с соответствующими приложениями, протокольные поручения, документы, послужившие основанием для рассмотрения вопроса на заседании городской избирательной комиссии, расшифрованная диктофонная запись заседания (при ее наличии), списки рассылки постановлений до передачи в архив находятся у секретаря городской избирательной комиссии.

За сохранность документов и дел ответственность несет секретарь городской избирательной комиссии.

Дела должны находиться в рабочей комнате или в специально отведенном для этой цели помещении и храниться в запирающихся шкафах, предохраняющих документы от пыли и воздействия солнечного света.

В целях обеспечения оперативного поиска документов дела располагаются в соответствии с номенклатурой дел, копия которой помещается на внутренней стороне дверцы шкафа.

На корешках обложек дела указываются индексы дел по
номенклатуре дел.

Дела, находящиеся на текущем хранении, подлежат учету. Перед передачей документов в архив проводится проверка наличия
и состояния документов и дел в целях установления фактического наличия дел и соответствия их количеству, числящемуся по номенклатуре дел.

Проверка наличия и состояния документов и дел проводится при перемещении дел, возврате дел, смене председателя городской избирательной комиссии.

Проверка проводится путем сверки статей номенклатуры дел
с описанием дел на обложке, а физическое состояние дел определяется путем их визуального просмотра. Все обнаруженные недостатки фиксируются
в акте проверки наличия и состояния дел.

В случае утраты документов и дел проводится служебное расследование, по результатам которого лицо, виновное в утрате, несет ответственность в установленном порядке.

Если отдельные документы, уже включенные в дело, временно требуются для работы, они могут быть выданы из дела, а на их место вкладывается лист-заместитель с указанием, когда, кому и на какой срок выдан документ.

10.3.        Экспертиза ценности документов.

Экспертиза ценности документов проводится для установления научной, исторической и практической значимости документов, образовавшихся в процессе деятельности городской избирательной комиссии, с целью отбора их для дальнейшего хранения или уничтожения.

Экспертиза ценности документов проводится при составлении номенклатуры дел, в процессе формирования дел, при подготовке дел
к передаче в архив.

Для рассмотрения проектов нормативно-методических документов по вопросам делопроизводства и архивного дела, описей дел постоянного и временного (10 лет и более) хранения, актов на уничтожение дел и документов, не имеющих научной ценности и практического значения, распоряжением председателя городской избирательной комиссии создается экспертная комиссия (далее – ЭК).

В ее функции входит рассмотрение и одобрение номенклатуры дел городской избирательной комиссии.

В состав ЭК включаются члены городской избирательной комиссии, муниципальные служащие аппарата городской избирательной  комиссии, по согласованию – работники государственного архива Архангельской области.

При проведении экспертизы ценности документов осуществляется отбор дел постоянного и временного (10 лет и более) хранения, отбор дел с временными сроками хранения, подлежащих хранению, выделение к уничтожению дел за предыдущие годы, сроки хранения которых истекли. При этом одновременно проверяются качество и полнота номенклатуры дел, правильность определения сроков хранения дел.

Экспертиза ценности документов осуществляется путем полистного просмотра дел. Не допускается отбор документов для хранения или к уничтожению только на основании заголовков дел.

Документы, утратившие практическое значение и не имеющие исторической или научной ценности, по истечении установленных сроков хранения подлежат уничтожению.

Акты о выделении к уничтожению дел и документов рассматриваются на заседаниях ЭК одновременно с описями дел. Уничтожение дел и документов до утверждения актов запрещается.

По результатам экспертизы ценности документов ответственным за ведение делопроизводства составляются сводные описи дел постоянного и временного (10 лет и более) хранения (приложения № 11, 13) и по личному составу, а также акты о выделении к уничтожению дел, не подлежащих хранению (приложение № 13).

Описи дел постоянного и временного (10 лет и более) хранения, а также акты о выделении к уничтожению этих дел рассматриваются на ЭК
и утверждаются председателем городской избирательной комиссии.

Описи дел постоянного хранения подлежат утверждению экспертно-проверочной комиссией государственного архива Архангельской области.

При уничтожении документов со сроком хранения
"До минования надобности", "1 год", "3 года" составляется акт, который подписывается не менее чем двумя членами городской избирательной комиссии или муниципальными служащимии утверждается председателем городской избирательной комиссии без рассмотрения на ЭК.

Черновики и рукописи подготавливаемых документов, копии информационных и других материалов, не подлежащих включению
в номенклатуру дел, по миновании в них надобности могут уничтожаться без составления акта.

Брошюровка дел производится только после проведения экспертизы ценности документов.

10.4.    Оформление дел.

Дела, подлежащие передаче на хранение в архив, должны быть оформлены соответствующим образом.

Оформление дела включает в себя проверку систематизации документов внутри дела, нумерацию листов, составление внутренней описи документов дела (приложение № 14), листа-заверителя дела (приложение № 15), оформление реквизитов обложки, подшивку (переплетение) дела.

В зависимости от сроков хранения проводится полное или частичное оформление дел.

Дела постоянного хранения подлежат полному оформлению. Полное оформление дела предусматривает проверку систематизации документов внутри дела, правильности их оформления (наличие необходимых подписей, виз, отметок о регистрации и исполнении, приложений), нумерацию листов, составление внутренней описи документов дела, составление листа-заверителя дела, оформление реквизитов обложки, подшивку (переплетение) дела.

Дела временного (более 10 лет) хранения подлежат частичному оформлению. При этом документы допускается хранить в папках-скоросшивателях, мягких обложках. Оформляются обложка и лист-заверитель дела.

Обложка дела оформляется по установленной форме
(приложение № 16). Сведения на обложку переносятся из номенклатуры дел с уточнениями, отражающими фактический состав помещенных в дело документов.

Обложка дела надписывается черными светостойкими чернилами, разборчиво, без сокращений.

На обложке дела указываются следующие реквизиты: название городской избирательной комиссии, делопроизводственный номер (индекс) дела, заголовок дела, дата дела (тома, части), количество листов в деле, срок хранения дела, архивный шифр дела.

Реквизиты, проставляемые на обложке дела, оформляются следующим образом:

название городской избирательной комиссии указывается в соответствии с Регламентом городской избирательной комиссии. При изменении названия городской избирательной комиссии в течение периода, охватываемого документами дела, на обложке к старому названию приписывается новое;

делопроизводственный номер (индекс) дела – проставляется цифровое обозначение (индекс) дела по номенклатуре дел и указывается номер тома (части);

заголовок (наименование) дела переносится из номенклатуры дел
(в необходимых случаях в заголовок вносятся уточнения);

дата дела – на обложке дела указываются две даты, которые называются крайними датами и соответствуют году заведения и окончания дела. Начальная дата – это дата самого раннего, а конечная дата – дата самого позднего документа в деле. При этом учитываются даты входящих и исходящих документов (в случае их отсутствия – даты регистрации документов), и не учитываются даты списания документов в дело, указаний по исполнению документов, отметок исполнителя (за исключением случаев, когда на документах не имеется других дат, кроме перечисленных).

При написании крайних дат на обложках дел постоянного хранения число и год проставляются арабскими цифрами, а название месяца пишется прописью без сокращения. На обложках дел временного хранения указывается только год.

На обложках дел, состоящих из нескольких томов (частей), проставляются крайние даты каждого тома (части).

Количество пронумерованных в деле листов проставляется с листа-заверителя дела.

Срок хранения переносится на обложку дела из номенклатуры дел. На делах постоянного хранения пишется: "Постоянно".

Архивный шифр дела состоит из номера фонда, номера описи, номера дела по описи и проставляется в государственном архиве.

На корешке дела указываются заголовок дела, индекс дела по номенклатуре, дата дела и срок хранения.

В целях обеспечения сохранности и закрепления порядка расположения документов, включенных в дело, все листы, кроме чистых, листа-заверителя дела и листов внутренней описи, нумеруются в развернутом виде арабскими цифрами валовой нумерацией. Чистые листы из дела изымаются (без повреждения целостности дела) и уничтожаются. Листы нумеруются простым карандашом сверху вниз в возрастающем порядке номеров начиная с первого. Цифры проставляются в правом верхнем углу листа. Нумерация цветными карандашами, чернилами и нумераторами не допускается.

Документы с собственной нумерацией листов, в том числе печатные издания, нумеруются в общем порядке или сохраняют собственную нумерацию, если она соответствует порядковому расположению листов в деле.

Сложенный лист большого формата (А2, А3) разворачивается
и нумеруется в правой части верхнего поля листа. При этом лист любого формата, подшитый за один край, нумеруется как один лист, а лист, сложенный и подшитый за середину, подлежит перешивке и нумеруется как один лист.

Если в деле есть конверт с вложениями, то сначала нумеруется конверт, а затем очередным номером каждое вложение.

Фотографии и другие иллюстративные материалы нумеруются на оборотной стороне в левом верхнем углу.

Лист с наглухо наклеенными документами (вырезками, фотографиями и др.) нумеруется как один лист. Если к документу подклеены одним краем другие документы (вставки текста, переводы и т.п.), то каждый лист нумеруется отдельно.

Приложение к делу, составляющее отдельный том, нумеруется отдельно.

При наличии отдельных ошибок в нумерации листов в делах при подготовке их к сдаче в архив допускается по согласованию с ним употребление литерных (с буквенными дополнениями) номеров листов.

В делах постоянного хранения для учета и поиска документов
в начале дела может помещаться внутренняя опись (приложение № 14).

Листы внутренней описи нумеруются отдельно.

Каждое дело заканчивается листом-заверителем установленной формы (приложение № 15).

В листе-заверителе дела цифрами и прописью указывается фактическое количество листов в данном деле, а также наличие литерных и пропущенных номеров листов, количество листов внутренней описи и наличие среди документов газет, книг, брошюр, чертежей, фотографий, рисунков и т.д., ставится дата и подпись работника, сформировавшего дело, и указывается его должность, инициалы и фамилия. Если количество листов в деле изменяется, заверительная надпись составляется вновь.

При подготовке дел к подшивке (переплету) проверяется правильность их формирования, оформления, металлические скрепления из документов удаляются.

Документы подшиваются таким образом, чтобы можно было свободно прочитать текст каждого документа, визы и указания по исполнению документа.

10.5.    Передача дел в архив.

Передача дел постоянного хранения в архив осуществляется поединично по утвержденным ЭК описям дел постоянного хранения.

Прием документов на постоянное хранение оформляется актом приема-передачи документов (приложение № 17).

При передаче дел на всех экземплярах описи дел против каждого включенного в нее дела в графе "Примечание" ставится отметка о наличии дела. В конце каждого экземпляра описи дел указываются цифрами
и прописью количество фактически принятых (переданных) в архив дел, инициалы и фамилии лиц, осуществляющих прием-передачу дел, ставятся их подписи и дата.

При приеме дел в архиве проверяется правильность их оформления. Дела, оформленные с нарушением правил, установленных Инструкцией, возвращаются в городскую избирательную комиссию с указанием недостатковдля ихустранения.

11.   Ответственность

11.1.       Члены городской избирательной комиссии и муниципальные служащие аппарата городской избирательной комиссии несут персональную ответственность за соблюдение требований Инструкции, сохранность находящихся у них документов.

11.2.        Ответственность за организацию делопроизводства в городской избирательной комиссии, внедрение автоматизированных (компьютерных) технологий подготовки и обработки документов, обеспечение сохранности документов и передачу их в архив, контроль за соблюдением требований Инструкции несет секретарь городской избирательной комиссии.